HR чат-бот — разработка, запуск — полное руководство

За рамками опубликованной вакансии в режиме поиска всегда находятся две стороны: работодатель и соискатель. И если для потенциального кандидата уже существует множество удобных платформ для поиска источника дохода, то рекрутеру в беспорядочном ворохе предложений порой приходится несладко. Отбор резюме, переписка, ответы на одни и те же вопросы – такие «непыльные» задачи выглядят несложно, если распределить их в течение дня без побочных дел. Но что если потраченные часы – это и есть тот самый побочный труд, на который приходится выкраивать время в ущерб основной деятельности компании? 

К счастью, в современных реалиях многие рекрутинговые процессы уже можно передать виртуальному ассистенту. Рассказать о деятельности компании, получить информацию о трудовом опыте и навыках человека, пригласить на собеседование самых заинтересованных кандидатов и упорядочить рабочие моменты внутри коллектива – это лишь часть уравнений, с решением которых справится HR-чат-бот.  

Что такое HR чат-бот и как он работает?

Бот для HR – это виртуальный робот-собеседник, облегчающий и ускоряющий подбор новых сотрудников, их интеграцию в команду, а также  улучшающий взаимодействие внутри коллектива компании. Чат-бот справляется с самыми рутинными задачами HR, что освобождает время для менеджеров, позволяя им сфокусироваться на более важных аспектах своей работы. Например, он может проводить опросы, давать рекомендации по оформлению документов или делиться актуальными новостями компании. Автоматизация положительно сказывается на общей производительности, способствует снижению риска выгорания и располагает к комфортному вовлечению новых кадров. Что можно смело доверить НR-чат-боту? 

• Рекрутинг. Бот общается со множеством соискателей одновременно, самостоятельно рассылая им тестовые задания и собирая информацию, предоставляя возможность работодателю быстрее сформировать список наиболее подходящих кандидатов. 
• Обучение коллектива. С помощью чат-бота можно обеспечить персонал всей необходимой информацией 24/7.
• Онбординг. Оценить степень удовлетворенности сотрудников рабочими условиями или подвести итоги испытательного срока так же можно с помощью чат-бота. Он дает ответы на регулярные рабочие вопросы, такие как поиск полиса ДМС или же получение шаблона заявления на отпуск. Особенно такой вариант взаимодействия подходит новичкам, которые могут еще стесняться коллектива. 

Преимущества использования HR чат-бота

Использование чат-ботов в сфере HR дополняет межличностное взаимодействие, способствуя более эффективному управлению человеческими ресурсами. Во многом эти виртуальные помощники уже изменили традиционный подход к поиску сотрудников. Рассмотрим основные плюсы в использовании HR-ботов.

1. Автоматизация рутинных задач. HR-бот всегда на связи, самостоятельно отбирает резюме и планирует собеседования, оставляя свободное время кадровым отделам для решения стратегических задач.
2. Доступность. В отличие от человека чат-боты имеют круглосуточный график работы. Этот виртуальный собеседник всегда «в сети», и пользователи из разных часовых поясов могут получить нужный ответ за секунды.
3. Сбор и анализ данных. Бот задает ряд вопросов, которые помогают определить соответствие кандидатов требованиям работодателя. Обычно они простые: возраст, гражданство, профессиональный опыт и предпочтения относительно рабочего графика.
4. Улучшение внутренней коммуникации. HR чат-боты интегрируются с другими используемыми компанией системами, создавая комфортное и доступное пространство для синхронизации данных, обучения, а также укрепления корпоративной культуры.

Как выбрать платформу для разработки HR чат-бота?

Поиск и выбор платформы, на которой будет создан ваш бот – это основополагающий этап, существенно влияющий на эффективность управления в команде. Что следует учитывать при принятии решения?

1. Цели и задачи. Прежде всего необходимо четко сформулировать, в каких целях вы хотите использовать чат-бота: проведение первичного отбора кандидатов, адаптация вновь прибывших сотрудников или комплексное решение.
2. Функциональность. Обратите внимание на возможность сопряжения бота с другими используемыми системами (например, CRM, ATS), подключения аналитики и отчетности, создания сложных сценариев взаимодействия и обучения бота, его доступность и удобство использования.
3. Проверьте, предлагает ли платформа поддержку пользователей и обучающие материалы, например, видео для обучения и подробные инструкции. При возникновении трудностей у вас всегда должна быть возможность обратиться в техподдержку.
4. Сравните стоимость,  включая не только стоимость внедрения, но и регулярных расходов на поддержку и обслуживание. Выбранное решение должно соответствовать вашему бюджету и запросам. 

Популярные платформы для создания HR чат-ботов

Сегодня на рынке IT технологий предлагают самые разнообразные  решения для создания чат-ботов, подходящие под всевозможные нужды бизнеса. Рассмотрим несколько вариантов, их особенности и преимущества.

Chatfuel

Chatfuel – одна из наиболее часто используемых платформ с простым и понятным визуальным оформлением, не требует программирования и настраивается во взаимосвязи с мессенджерами. 

Основные характеристики Chatfuel:

• позволяет легко и быстро создавать ботов, добавляя цепочки вопросов и ответов;
• совместима со множеством сервисов;
• имеет способность адаптировать свои ответы, собирая нужные данные.

Тем не менее, у Chatfuel есть ряд недостатков: бесплатная версия имеет порог по количеству пользователей и ряду функций, а также их чат-боты работают только в рамках мессенджеров, что может ограничить использование ботов в других каналах.

Стоимость: базовые функции до 1000 подписчиков — бесплатно; платный тариф — от $15/месяц; премиум тариф — $300/месяц.

Chatme.AI

Chatme.ai — популярный сервис для разработки, успешного использования и развития чат-ботов при помощи искусственного интеллекта. Предоставляет полное обеспечение: от создания и сопровождения на всех этапах внедрения до обучения и дальнейшего апгрейда разговорного помощника. С Chatme.ai управлять ботом сможет специалист даже с базовыми умениями программирования.

Преимущества платформы:

• предоставляет возможность обучать ботов уже в ходе их работы;
• разные вариации ботов, в том числе разговорный и кнопочный;
• работает с популярными мессенджерами, совместима с приложениями;
• взаимодействует с CRM;
• предусмотрен широкий ряд шаблонов;
• консультации на всех этапах, обучение сотрудников, индивидуальный подход и возможность разработки индивидуального кейса. 

Стоимость внедрения предоставляется индивидуально в зависимости от потребностей заказчика и масштабов проекта. Можно запросить пробную версию.

HRMessenger

HRMessenger работает как интегрированное решение для управления и совершенствования функций HR-отдела.

Вот основные аспекты его работы:

1. Регистрация и доступ к своим HR-ресурсам через удобный интерфейс.
2. Есть возможность подавать заявки на отпуск, командировки или другие запросы через приложение.
3. Позволяет управлять документами, связанными с трудовой деятельностью, такими как трудовые договоры, справки и другие важные бумаги.
4. Может генерировать отчеты по различным HR-показателям.

В целом, HRMessenger упрощает процессы управления персоналом, делая их более прозрачными и удобными для всех участников. Но несмотря на преимущества, работа с HRMessenger имеет свои подводные камни, например, проблемы с настройкой могут привести к потере данных, а ограниченная функциональность может удовлетворять не все потребности.

Стоимость стартует от 40 тыс. руб. в месяц. 

SaluteBot 

SaluteBot — предложение команды Сбера. Система легка при настройке, и для элементарных задач не потребуется помощь разработчиков. В личном кабинете цифровой витрины Сбера необходимо подключить SaluteBot к аккаунту Jivo, внести несколько правок для упрощения навигации, и создать цепочки из необходимых действий. 

Помимо систематизации анкет и переписки с соискателями чат-бот может быть применён в целях онбординга прибывших новичков и создания комфорта для уже сформированного коллектива, например, помочь адаптироваться или собрать обратную связь для руководства. 

Стоимость: от 50 пользователей — бесплатно, далее тарифы отличаются количеством уникальных пользователей, например до 1500 человек — 2280 руб. в месяц.

Как разработать и запустить HR чат-бота: пошаговое руководство

Один из наиболее значимых критериев подбора виртуального помощника — возможность связать его с основными HR-системами. Программа чат-бота должна предусматривать возможность  взаимодействия с системами учета рабочего времени, управления проектами, кадрового учета и пр. 

Следующим важным аспектом является вопрос количества осуществляемых ботом функций и наличия базы для автоматизации конкретно ваших процессов работы. Будет ли ваш чат-бот выполнять более сложные функции: создавать отчёты, персонализировать ответы на основе полученной информации? К примеру, возможность интеграции с календарями и расписанием или отправка уведомлений о важных событиях может существенно повысить его полезность.

Не менее важным является вопрос стоимости. Разные платформы могут иметь разные модели ценообразования: от единовременной покупки до подписки с регулярными платежами, размер которых также зависит от количества пользователей. При этом необходимо учитывать не только начальные затраты, но и потенциальные расходы на обновление, обучение, сервис и дополнительные функции. 

Наконец, платформы с качественной технической поддержкой разработчиков уменьшают риски возникновения ошибок и сокращают сроки изготовления вашего бота. Также наличие обучающих материалов позволит команде быстрее адаптироваться к новым инструментам работы.

Вот пошаговое руководство по разработке и запуску HR чат-бота:

Шаг 1: Определите сферу деятельности чат-бота, его рабочие обязанности  (предоставлять ответы на запросы сотрудников и ориентировать по документации, или же проводить первичные собеседования для соискателей и уведомлять о предстоящих событиях и статусах рассмотрения отклика). 

Шаг 2: Выберите платформу для создания: специализированный конструктор или собственную разработку.

Шаг 3: Продумайте пути взаимодействия с пользователем и возможные варианты общения. Спланируйте, как бот будет отвечать собеседнику и какие фразы будет использовать. 

Шаг 4: Проведите тестирование для выявления ошибок и улучшения производительности. 

Шаг 5: Запустите чат-бота и убедитесь, что все знают как им пользоваться. 

Шаг 6: После запуска соберите отзывы от пользователей, чтобы понять, что можно улучшить.

Шаг 7: Регулярно обновляйте чат-бота, добавляя новые переменные и улучшая его функциональность в соответствии с изменениями в компании. 

Примеры использования HR чат-ботов в бизнесе

Конкретные кейсы с количественными показателями эффективности внедрения технологий часто являются конфиденциальной информацией компании. Но все же о некоторых успешных использованиях HR-чат-ботов удалось разузнать. 

Команда Билайн закрывает порядка 4500 вакансий в год, однако рекрутеры не всегда успевают оперативно давать отклик, в связи с чем было решено ввести автоматизированный подбор кандидатов. С появлением чат-ботов они провели интеграцию с ATS-системой, чтобы сократить количество ручных действий. Теперь кандидат попадает в «Поток Рекрутмент», оттуда его забирает чат-бот, проводит опрос по заданному сценарию и возвращает обратно в «Поток Рекрутмент» уже с определенным статусом для рекрутера.

Ростелеком наладил сотрудничество с новым партнером, который занимается развитием системы взаимодействия HR-службы с работниками, а также обеспечивает её техническую поддержку. Платформа с ИИ призвана уменьшить объем запросов, которые кадровые службы вынуждены обрабатывать вручную: обычные вопросы составляют около 50% всех обращений в HR-службу, и именно на них система сможет предоставить ответы без участия живых сотрудников. Данная система – это не единственная умная HR-платформа, которую применяет Ростелеком: у оператора также есть инструменты для опроса работников, покидающих компанию. 

Перед одной из крупнейших логистических компаний СДЭК стояла задача снизить риск потери качественных кандидатов из-за несвоевременных и пропущенных звонков. Решением стало внедрение чат-бота, который обрабатывает заявки новых кандидатов и рассылает им сообщения. При положительном ответе бот предлагает пройти тестирование, а затем меняет статус кандидата на «Бот одобрил» или «Бот отказал». После общения с кандидатом рекрутер отправляет данные о встрече, а бот уведомляет о дате и времени. Если обе стороны заинтересованы, статус меняется на «Тестовый день приглашён». 

Как HR чат-боты помогают в рекрутинге и онбординге? 

Виртуальные ассистенты способны контактировать с соискателями в реальном времени, проводить первичные собеседования, задавая вопросы о профессиональном опыте и навыках кандидатов. Это помогает выявить наиболее подходящих соискателей, снижая нагрузку на HR-специалистов, и уменьшая вероятность упустить перспективных профессионалов. Ключевые способности HR-чат-бота:

• проведение первичного интервью для соискателей, сбор необходимых данных, рассылка информации о компании и личных уведомлений/приглашений;
• отбор кандидатов по заранее заданным критериям;
• ответы на наиболее часто задаваемые вопросы о сфере деятельности организации, ее культуре и политике, жизни коллектива, помощь в организационных моментах;
• сбор обратной связи, анкетирование;
• возможность быть на связи 24/7 и в любое время суток. 

HR чат-боты значительно повышают эффективность подбора персонала, делая его более упрощенным и в то же время структурированным. В условиях ведения современного бизнеса и повышенной конкуренции за специалистов использование чат-ботов – не только модный тренд, но и необходимость. 

Ключевые моменты

Разработка и запуск HR-чат-бота – это многоэтапный и ответственный процесс, требующий тщательного планирования и предварительной подготовки. 

1. Начните с ясного понимания того, что вы хотите достичь при помощи чат-бота, какие функции и процессы работы хотите автоматизировать. Предположите его возможные варианты общения с пользователем, сценарии развития диалогов. 

2. Составьте список подходящих вам платформ для создания чат-бота, изучите их плюсы и минусы, выбрав оптимальный вариант. Существует множество решений: от упрощенных до более сложных, требующих программирования. Все зависит от вашего бюджета, технических возможностей, потребностей пользователей. 

3. Создайте информационную базу для бота, содержащую актуальные сведения о компании. Убедитесь, что эти данные структурированы и легко доступны для бота: информация должна быть достоверной и постоянно обновляться. Определите, какие системы необходимо интегрировать. 

4. Напишите сценарий работы виртуального помощника. Учтите различные варианты формулировок вопросов, в том числе неопределенные.

5. Обучите сотрудников использованию чат-бота, предоставьте всю необходимую информацию.

6. Протестируйте бота, имитируя различные коммуникативные ситуации, в том числе нестандартные. Выявляйте и исправляйте ошибки (лучше начать с небольшой группы пользователей). 

7. Произведите запуск бота, анализируя полученные данные для оптимизации работы и регулярно обновляйте базу знаний, совершенствуйте диалоговые сценарии. Не бойтесь начинать с малого, постепенно расширяя  возможности своего помощника и совершенствуя его. 

FAQ