Корпоративный чат-бот: как автоматизировать внутренние процессы и улучшить коммуникации

Корпоративный чат-бот — это один из инструментов цифровой трансформации бизнеса. Он помогает компаниям автоматизировать рутинные процессы, повысить качество внутренних коммуникаций и сократить нагрузку на сотрудников. Сегодня чат-бот для бизнеса становится не просто вспомогательным инструментом, а частью корпоративной экосистемы, обеспечивая оперативность передачи информации, прозрачность бизнес-процессов и комфорт сотрудников.

Корпоративные чат-боты позволяют быстро повысить эффективность работы компании и устранить ошибки, вызванные «человеческим фактором», когда кто-либо, например, забыл отправить документ или напомнить о встрече.

Что такое корпоративный чат-бот?

Корпоративный чат-бот — это специальное программное обеспечение, разработанное с использованием алгоритмов искусственного интеллекта. Оно предназначено для обеспечения взаимодействия между сотрудниками и решения внутренних задач компании.

Такой чат-бот для сотрудников умеет отвечать на вопросы, обрабатывать запросы в форме естественного языка, управлять внутренним документооборотом и даже помогать новым сотрудникам адаптироваться. В отличие от ботов для клиентов бизнеса, корпоративный чат-бот работает в рамках внутренней инфраструктуры компании и интегрируется с бизнес-системами — ERP, HRM и другими. 

Преимущества использования корпоративного чат-бота

Автоматизация бизнеса с помощью чат-ботов помогает оптимизировать «узкие места» в работе компании.

• Мгновенная обработка запросов и обмен данными. Чат-бот для сотрудников работает намного быстрее живого специалиста и способен одновременно обмениваться данными с разными участниками. Это полностью решает проблему замедления документооборота, передачи информации о складских остатках и т.д. В результате интеграция чат-бота в  процессы внутренней коммуникации компании увеличивает эффективность работы всего коллектива.
• Автоматизация рутинных задач. Чат-бот может автоматически проверять количество товаров и графики отпусков, рассылать напоминания о встречах с клиентами и отвечать на часто задаваемые вопросы (например, от сотрудника к HR-специалисту). Благодаря этому каждый отдел может сосредоточиться на решении более важных задач.
• Оптимизация работы технической поддержки. Чат-боты для сотрудников могут проводить первичные опросы о сбоях и принимать заявки на обслуживание техники. Полученная информация позволит вашим специалистам быстрее решать возникающие проблемы.
• Снижение нагрузки на HR-департамент. Корпоративные чат-боты могут проводить опросы сотрудников по подготовленным формам, следить за графиком отпусков, передавать информацию о больничном в HRM-систему, собирать входящие резюме и выполнять другие задачи. В итоге HR-специалисты получают возможность заниматься важными задачами, направленными на профессиональный рост сотрудников и улучшение работы всего коллектива.

Основные функции корпоративного чат-бота

Чат-боты для сотрудников бизнеса обладают широким функционалом, определить который вы можете на старте разработки ПО или при выборе готового решения.

• Ответы на вопросы сотрудников. Внутренние коммуникации с чат-ботом позволяют быстро предоставить информацию сотрудникам о будущих выходных, запланированном графике отпусков, предоставляемых компанией льготах, корпоративной политике и т.д.
• Онбординг новичков. Чат-боты для новых членов команды помогут найти контакты нужных сотрудников, предоставят гайды, инструкции и требования к работе. Они также могут провести автоматическое обучение с прохождением итоговых опросов и экзаменов.
• Рассылка напоминаний и уведомлений. Интеграция чат-бота в мессенджеры компании позволит автоматизировать рассылку напоминаний о встречах, готовящихся сделках, важных датах (праздниках, сдаче отчетности и т.д.), а также отправку рабочих уведомлений от руководства сотрудникам. 
• Работа с внутренними базами данных и CRM компании. Внедрение корпоративного чат-бота позволяет руководству и ответственным сотрудникам мгновенно проверять складские запасы, следить за показателями компании, оперативно готовить и выгружать операционную статистику, отслеживать эффективность отделов и т.д.
• Документооборот. Чат-бот для бизнеса напомнит о необходимости отправки актов, договоров, отчетов, заявок и других документов как внутри компании, так и при взаимодействии с клиентами.

Как создать корпоративного чат-бота?

Перед началом работ по автоматизации бизнеса с помощью корпоративного чат-бота вам нужно точно представлять, из каких этапов состоит этот процесс. Так вы сможете корректно рассчитать необходимое время и средства для решения такой задачи.

• Аудит бизнеса. Определите направления, в которых будет внедряться чат-бот. Проанализируйте работу своих сотрудников и выявите узкие места, которые снижают общую эффективность.
• Определение целей и задач корпоративного чат-бота. В зависимости от результатов аудита, точно опишите задачи, которые будет выполнять ваш виртуальный помощник. Составьте краткую схему, в которой ответите на вопросы «Что делает корпоративный чат-бот? Для чего он это делает? Как он это делает?».
• Выбор платформы/разработчика. После этапа подготовки необходимо понять, будете вы разрабатывать чат-бот для интеграции в свой бизнес с нуля или воспользуетесь готовым решением. В любом случае, необходимо подобрать правильный вариант по сочетанию стоимости, предоставляемых функций и возможности кастомизации.
• Создание сценариев. Смоделируйте все возможные ситуации, в которых ваши сотрудники будут обращаться к чат-боту. Опишите их в сценариях и тщательно проработайте контекст запросов, чтобы минимизировать возможность галлюцинирования нейросети.
• Разработка. Во время разработки ставьте перед IT-командой точно прописанные задачи — это поможет сократить время разработки. Заранее обсудите возможности интеграций с внутренними и внешними сервисами.
• Интеграция с CRM и другими системами компании. После разработки бота проверьте, как он взаимодействует с базами данных, CRM, сервисами для рассылок. Следите за количеством ошибок во время таких проверок.
• Тестирование и развитие. После интеграции чат-бота в системы компании, продолжайте проводить стресс-тесты и обучать нейросеть. Чем больше разнообразных данных вы сможете ей предоставить, тем универсальнее и эффективнее она будет работать.
• Обучение сотрудников. Внедрение корпоративного чат-бота требует определенной подготовки сотрудников. Проведите семинары и тренинги, во время которых покажете, как работает ваш чат-бот. Следите за тем, как сотрудники взаимодействуют с ним, анализируйте «узкие места» и исправляйте их.

Пример: чат-бот для HR-процессов

Чат-бот для внутренних коммуникаций и HR-процессов – один из самых распространенных сценариев автоматизации бизнеса. Такой помощник берет на себя взаимодействие с каждым сотрудником с момента принятия резюме до оповещения об очередном отпуске, начислении премии, выполнения KPI и других задачах. Какими функциями может обладать такой чат-бот?

• Адаптация новых сотрудников. Для новичков виртуальный помощник станет идеальным инструментом для быстрой адаптациив коллективе. Он ответит на вопросы об условиях работы, предоставит должностные инструкции и доступ к обучающим материалам, а также свяжет с наставником.

• Ведение календарей. Чат-бот для сотрудников поможет не забыть о важных датах: сдаче отчетов, прохождении тестирования и различных опросах.
• Ответы на часто задаваемые вопросы. С помощью простого сценария и подключения к CRM компании, вы получите инструмент, который будет отвечать на вопросы о графике отпусков, расписании праздничных выходных, датах корпоративных мероприятий и т.д.
• Проведение опросов и обучения. Корпоративный чат-бот для HR может собирать обратную связь, чтобы определить уровень удовлетворенности сотрудников, предлагать запись на курсы повышения квалификации, проводить опросы и тестирование.

Благодаря интеграции чат-бота в HR-процессы компании вы сможете сэкономить десятки часов рабочего времени ваших сотрудников. Более того, автоматизация процессов в бизнесе исключит вероятность ошибки из-за «человеческого фактора», когда сотрудник может забыть отправить документ, подписать договор и т.д.

Популярные платформы для создания корпоративных чат-ботов

На рынке существует множество сервисов для внедрения корпоративного чат-бота. В зависимости от желаемого функционала вы можете выбрать как простые решения с жестко прописанными сценариями взаимодействия, так и сложные ИИ-системы, которые могут корректно обрабатывать естественный язык. Выбор зависит только от ваших задач,бюджета и планов на развитие виртуального помощника.

Chatme.ai

Универсальная платформа-конструктор, позволяющая быстро создавать кнопочных чат-ботов без глубоких навыков в программировании. Команда разработчиков сервиса готова создать решение любой сложности «под ключ» под нужды заказчика. Платформа позволяет создать чат-бот для сотрудников на основе ИИ-алгоритмов с голосовым и текстовым управлением. После постановки задач разработчики готовы взять на себя аудит бизнес-процессов, подготовку сценариев, создание бота, внедрение его в коммуникации и последующее развитие ассистента.

Dialogflow (Google)

Флагманский продукт Google, который позволяет разработать чат-бот с диалоговым управлением. Имеется встроенная интеграция с Google Cloud, которая будет удобна для компаний, использующих инфраструктуру Google. Подходит для создания чат-ботов для бизнеса как с текстовым, так и с голосовым управлением.

IBM Watson Assistant

Это решение класса Enterprise от IBM, поддерживающее генеративный ИИ и продвинутые языковые модели (LLM). Платформа легко подключается к разным CRM-системам ибазам знаний. Разработчики отдельно заявляют о тщательном контроле над данными, что важно для секторов с высоким уровнем законодательного регулирования бизнеса.

ManyChat

Как и многие другие платформы (например, Chatfuel, Botpress) ManyChat чаще ассоциируется с рекламными и маркетинговыми ботами в популярных мессенджерах. Но с помощью сервиса можно создавать чат-боты с функциями виртуального ассистента для сотрудников. Платформа подходит для компаний с ограниченным бюджетом.

Будущее корпоративных чат-ботов

Технологии искусственного интеллекта постоянно развиваются. Чат-боты с ИИ становятся не только совершеннее, но и доступнее. Необходимость внедрения таких инструментов в будущем коснется даже небольших компаний. Если говорить о текущих трендах этого процесса, то можно выделить следующие:

• Дальнейшее углубление интеграции с искусственным интеллектом. Современные чат-боты с ИИ умеют считывать эмоции собеседника, понимают контекст и язык запроса. В ближайшем будущем виртуальные помощники смогут реалистично имитировать эмоции, и будет полностью преодолена разница в манере общения человека и ИИ.
• Расширение функционала и самостоятельности. С развитием технологий, разработанные решения будут все более самостоятельными. Они смогут решать все более сложные задачи, не прибегая к помощи человека.
• Рост популярности в малом и среднем бизнесе. Корпоративный чат-бот может заменить секретаря или HR-специалиста в ситуациях, которые не касаются этического выбора. Поэтому они могут взять на себя рутинную работу целого HR-отдела, тем самым экономя бюджет предприятия. Поэтому компании с небольшим оборотом все чаще будут вкладываться в разработку и интеграцию чат-ботов, чтобы сэкономить средства на долгой дистанции.